ALLOTMENT E RICHIESTA IMPEGNATIVA: accordi tra agenzie, alberghi e tour operator

Sarà sicuramente capitato anche a voi di recarvi presso una nuova agenzia viaggi, perché la vostra agenzia di fiducia non è riuscita a trovare posto nell'hotel desiderato. E, come per magia, la nuova agenzia riesce casualmente a trovare dei posti ancora disponibili, che alla vostra agenzia di fiducia erano evidentemente “sfuggiti”, preferendo proporvi “altro”.

Com'è possibile che ciò accada? Spontaneamente verrebbe da dubitare della professionalità, trasparenza e onestà delle agenzie.

In realtà ci sono dei meccanismi ben più complessi che stanno alla base della “costruzione” dei pacchetti vacanza. Pertanto sveliamo una volta per tutte i “segreti” degli accordi commerciali tra hotel, tour operator e agenzie viaggi, spiegandoli con un esempio pratico.

Prendiamo un hotel di 200 camere totali, e supponiamo che abbia degli accordi commerciali con alcuni tour operator, che chiameremo A, B, e C.

Prima dell'inizio della stagione, l’hotel decide di affidare la disponibilità di alcune camere a questi tour operator, in modo che essi possano raccogliere le prenotazioni. Ad esempio: decide di affidarne 25 al tour operator A, 25 al tour operator B, e 50 al tour operator C.

Queste disponibilità si chiamano Allotment e rappresentano camere prenotabili tramite un tour operator, anziché direttamente con l'hotel.

Questo passaggio avviene per diversi motivi, ma principalmente per un risparmio di tempi e costi. Innanzitutto per evitare che il tour operator sia costretto a chiamare l'hotel per verificare prezzi e disponibilità ogni qualvolta che ne viene fatta richiesta da un cliente: sarebbe impensabile chiamare 50 volte al giorno lo stesso hotel, che magari si trova dall'altra parte del mondo, per 50 richieste diverse in termini di date, tipologia di camere,ecc. Inoltre è fondamentale considerare che ci sono fusi orari differenti che non facilitano le comunicazioni. Infine l'hotel ha dei grossi vantaggi ad affidare la disponibilità delle proprie camere ai tour operator: pubblicità gratuita tramite catalogo,la garanzia di un minimo di riempimento, ecc. Il tour operator ha senso di esistere in quanto fornisce dei servizi che le agenzie viaggi non vi possono fornire (questo argomento molto importante e spesso incompreso, lo affronteremo nei paragrafi successivi.)

Delle 200 camere iniziali quindi 100 saranno prenotabili tramite i vari tour operator, i quali proporranno l'hotel tramite catalogo. Le restanti 100 saranno prenotabili direttamente chiamando l’hotel.

Gli allotment hanno una durata limitata nel tempo, che viene definita negli accordi commerciali di cui sopra e che determina il momento in cui essi verranno restituiti all'hotel. Ecco un altro esempio pratico che vi può chiarire questo passaggio.

I tour operator A e B si sono accordati con l'hotel per restituirgli le camere 30 gg prima della data di inizio soggiorno, mentre il tour operator C, che ha un trattamento migliore (che può dipendere dal volume d'affari, dagli anni di collaborazione, dalla puntualità nei pagamenti, ecc), è riuscito a prendere accordi per restituire le camere 7 gg prima della data di inizio del soggiorno.

La restituzione delle camere a momenti precisi non è altro che la restituzione delle camere invendute dai tour operator all’hotel. Questo serve a consentire all'hotel di vendere le camere rimaste ai clienti diretti evitando di restare con camere libere (cosa che gli albergatori detestano, soprattutto in alta stagione).

La nuova agenzia dove vi siete recati quindi non ha mentito quando ha detto di aver trovato posto presso C, semplicemente perché per C non era ancora arrivato il momento di restituire le camere all’hotel e/o non aveva ancora venduto tutti i suoi allotment. Il fatto che A,e B abbiano esaurito o restituito gli allottment, non implica che anche C si trovi nella stessa situazione.

Invece, se non avete trovato posto presso la vostra agenzia di fiducia, è perché non ha interpellato qualche tour operator che invece non aveva ancora restituito l’invenduto (come ad esempio C) o non aveva ancora esaurito i suoi posti in allottment. e aveva quindi ancora disponibilità. I motivi per cui la vostra agenzia viaggi di fiducia non ha interpellato C possono essere i più svariati: per esempio perché C le riconosce una remunerazione troppo bassa, perché non ci ha pensato o semplicemente perché C è un tour operator che l'agenzia non conosce. (Tenete presente che nel mercato italiano i tour operator sono numerosissimi: sono paragonabili al totale di quelli presenti in Francia e Germania).

Quando invece i posti in allotment di tutti i tour operator sono stati restituiti all'hotel o sono esauriti, in via teorica questo hotel non è più prenotabile (o lo è solo chiamandolo direttamente), ma nella pratica c'è una soluzione alternativa: si può passare alla cosiddetta richiesta impegnativa.

LA RICHIESTA IMPEGNATIVA. COSA E'?

Qualora un tour operator riuscisse a vendere tutti i suoi allottment (o li avesse già restituiti nel caso di posti invenduti) può far richiesta all’hotel di averne altri, o richiedere all'hotel di prenotare una sola camera in più. Questa cosa viene fatta di volta in volta, man mano che i clienti ne fanno esplicita richiesta. Questa richiesta viene concretizzata attraverso la stipulazione di un contratto che si chiama appunto richiesta impegnativa, e lo è per entrambe le parti: il tour operator si impegna a dare conferma o meno della disponibilità della camera da extra allotment entro 48 ore dalla prenotazione; il cliente se la richiesta è andata a buon fine non può recedere dal contratto. Pertanto quando si vuole fare una richiesta impegnativa è necessario esserne sicuri poiché è una prenotazione a tutti gli effetti, infatti al momento della richiesta viene chiesto il saldo (o un acconto).

Nel caso in cui entro le 48 ore il tour operato dia risposta negativa in merito alla disponibilità di camere (questo avviene se l'hotel non vuole concedere al tour operator la vendita di camere extra o se invece è definitivamente al completo) il cliente ha diritto alla immediata restituzione della somma pagata, ed il contratto di impegnativa viene automaticamente annullato senza nessun impegno da entrambe le parti.

Certamente dopo aver letto tutto ciò, una domanda vi sorgerà spontanea: ma perché le agenzie viaggi non prenotano direttamente con l'hotel?

Ci sono diversi validi motivi per ricorrere al tour operator:

• Se necessitate di abbinare al soggiorno anche il volo, è quasi sempre più economicamente conveniente scegliere un “pacchetto tutto compreso” piuttosto che l'acquisto di servizi separati interpellando direttamente vettori, albergatori o agenzie di pullman per i trasferimenti aeroporto/hotel/aeroporto. Questa non è la regola, ma nella maggior parte dei casi è così. E' una valutazione che il consulente di viaggio fa, a seconda della destinazione che volete raggiungere.
• Il tour operator spesso propone delle assicurazioni medico/bagaglio/annullamento sul viaggio a costi ragionevoli, mentre invece prenotando i servizi separati andrebbero acquistate a parte ed i relativi costi sono decisamente più alti.
• A volte capita che gli hotel non abbiano camere proprie, ma siano tutte in gestione dei tour operator, quindi non ci sono alternative se non quella di prenotare con il tour operator.
• Moltissimi hotel non riconoscono commissioni alle agenzie di viaggio, che alla fine è il guadagno dell'agenzia. Il tour operator invece sì, pertanto all'agenzia intermediaria conviene prenotare attraverso quest'ultimo.
• Il tour operator, a seguito degli accordi commerciali grazie ai quali vengono venduti grossi quantitativi di camere, alle volte ottiene dei prezzi più vantaggiosi rispetto a quelli che l'hotel propone al cliente in via diretta.
• Il tour operator solitamente fornisce assistenza al cliente durante la vacanza tramite un assistente residente: per cui se il cliente ha dei problemi con la camera o durante il soggiorno e l’hotel non lo ascolta, il ricorso al tour operator molte volte risolve gli inconvenienti. Prenotando direttamente con l’hotel invece l’agenzia viaggi, che non è un tour operator, non potrebbe fornire lo stesso servizio di assistenza o comunque assistervi con la stessa efficienza. Il tour operator ha una organizzazione interna che consente di aiutare il cliente a vivere una vacanza serena. Infatti non dimentichiamo che la differenza tra agenzia e tour operator è che l’agenzia svolge prevalentemente attività di intermediazione, il tour operator invece ha una struttura organizzativa molto più complessa: oltre (e ci tengo molto a ribadirlo) a fornire assistenza ai viaggiatori durante la vacanza, tiene i contatti e ha accordi con hotel, compagnie aeree, aziende di pullman; crea il pacchetto viaggio tutto compreso, ha contatti con agenzie locali che forniscono escursioni e visite, ecc.

Spero di aver dato risposta a molti quesiti che vi siete posti in merito all'esistenza e utilità dei tour operator e alle responsabilità e competenze delle agenzie viaggi.

Questo blog deve essere uno strumento utile per voi, per aiutarvi a capire le dinamiche che regolano i rapporti tra i vari “attori” del settore turistico, che non sono poi così scontate: chi sta dietro al “backstage”, per permettervi di vivere una vacanza serena, ha un gran lavoro da svolgere. Spesso la confusione intesa come mancanza di chiarezza e informazione, può creare diffidenza verso chi invece svolge invece un lavoro particolarmente delicato e abbastanza complesso.